Reisekosten 2026 – Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale & Dienstreise abrechnen
Verpflegungsmehraufwand (VMA): Die Pauschalen 2026
Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist die steuerliche Pauschale für Mehrkosten bei Dienstreisen und ist in § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Für Inlandsreisen gelten seit 2020 unverändert folgende Sätze: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 bis unter 24 Stunden (eintägige Reise oder An-/Abreisetag einer Mehrtagsreise) sind es 14 € pro Tag. Bei ganztägiger Abwesenheit über 24 Stunden gilt die höhere Pauschale von 28 € pro Tag.
Der VMA-Betrag wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber oder das Hotel Mahlzeiten stellt: Frühstück 5,60 €, Mittagessen 11,20 €, Abendessen 11,20 € (jeweils 20 % bzw. 40 % von 28 €). Wichtig: Die Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) bedeutet, dass der VMA-Anspruch nach 3 Monaten kontinuierlicher Tätigkeit an derselben auswärtigen Arbeitsstelle entfällt.
Kilometerpauschale: 0,30 €/km – ab 20.001 km sogar 0,38 €/km
Für die dienstliche Nutzung des privaten PKW gilt eine pauschale Erstattung von 0,30 € pro Kilometer (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Seit 2021 gibt es einen Staffelsatz: Ab dem 20.001. Kilometer jährlicher Dienstfahrten mit dem eigenen PKW erhöht sich der Satz auf 0,38 €/km. Für Motorräder und Mopeds gilt 0,20 €/km, für Fahrräder 0,05 €/km (steuerliche Werbungskosten; tatsächliche Kosten können in Einzelfällen höher absetzbar sein).
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Reisekosten, sind diese bis zur gesetzlichen Pauschale steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG). Überschreitet die Erstattung die Pauschale, ist der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig. Erstattet der Arbeitgeber nichts oder zu wenig, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Übernachtungskosten und weitere ansetzbare Positionen
Übernachtungskosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten oder steuerfreier Arbeitgeberersatz angesetzt werden. Für einfache Abrechnungen sieht das BMF eine Inlandspauschale von 20 € pro Nacht vor (Arbeitgeberpauschale; für Arbeitnehmer ohne AG-Erstattung sind tatsächliche Kosten maßgeblich). Die erste Tätigkeitsstätte (feste Betriebsstätte) ist von der Dienstreiseregelung ausgenommen – Fahrten dorthin fallen unter die Pendlerpauschale, nicht unter Reisekosten.
Für Auslandsreisen gelten abweichende Länderpauschalen für VMA und Übernachtung, die das BMF jährlich per Schreiben veröffentlicht (aktuell: BMF-Schreiben v. 21.11.2024 für 2025/2026). Quelle: § 9 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 4a EStG; § 3 Nr. 16 EStG; BMF-Schreiben v. 25.11.2020 (BStBl. I 2020, 1228).